Le 10 regole per realizzare un webinar efficace

La modalità di formazione attraverso l'organizzazione di webinar online sta diventando sempre più popolare. Cosa devi fare per realizzare il tuo evento efficace e come ti puoi distinguere dai competitor?

Cosa occorre per fare un webinar? Prestare attenzione... all'attenzione!

Se anche tu hai iniziato a valutare i webinar come modalità di interazione, formazione e vendita avrai scoperto che gestire un evento come questo non sia per nulla facile e scontato. Non stiamo parlando solo della scelta della piattaforma per il webinar (seppur importantissima!), ma sopratutto di come distinguersi tra le tantissime proposte per originalità e modalità di presentazione.

Molte aziende o liberi professionisti sono abituati a interagire davanti a una platea di persone in presenza e non si rendono conto di un fatto molto importante: la capacità attentiva umana è limitata e segue processi fisiologici specifici. Questo sia in termini temporali che in termini di quantità di informazioni processate nel tempo. Il problema in questo caso è che se l'attenzione decade, qualsiasi stimolo esterno sposterà il focus attentivo dalla presentazione verso altro.

Come relatore la tua sfida è mantenere l'attenzione del pubblico alta e costante nel breve tempo. È fondamentale quindi rendere le presentazioni interattive, dirette, concise e ricche di stimoli interessanti in grado di emozionare il pubblico. 

Come puoi fare un webinar coinvolgente? Leggi le nostre 10 regole per realizzare un webinar efficace che funziona!

10 regole per organizzare il tuo prossimo webinar in modo efficace

Le 5 regole di buon comportamento durante un webinar

1. Non dimenticare le presentazioni e l'indice.
   
   Partiamo dall’inizio. In apertura è fondamentale presentare i relatori e delineare brevemente i contenuti del webinar così da preparare l’ascoltatore. Dettare in anticipo l'indice dell’incontro renderà la platea più sicura e preparata a dosare nel modo giusto le energie cognitive durante la formazione. Inoltre, conoscere in partenza i punti che verranno trattati permetterà al tuo pubblico di familiarizzare con gli argomenti. Ricorda che gli argomenti del webinar devono essere rilevanti, utili e unici. Evita di perderti in dissertazioni troppo approfondite che porterebbero solo a disperdere l’attenzione di chi ascolta. Ricorda che l’attenzione è facile da perdere ma allo stesso tempo molto difficile da ricanalizzare.
   
   
2. Usa la "regola del 3" e lo storytelling.
   
   La "regola del 3" fa leva su alcuni meccanismi di memorizzazione del cervello umano: ti consigliamo di suddividere il discorso in tre fasi essenziali, ognuna costruita su un concetto principe. Le prime due fasi faranno da base ai primi due concetti che avranno il compito di preparare all’ascolto, mentre il terzo punto sarà la parte del discorso più carica emotivamente, il fulcro del discorso al quale tendere sin dall’inizio.
   
   Altra tecnica vincente per emozionare il pubblico è quella di narrare i contenuti sotto forma di storytelling con tanto di protagonisti e colpi di scena.
   
   
   
3. Non URLARE e ascoltati mentre parli. 
   
   Il tono della voce e le sue modulazioni sono spesso elementi sottovalutati nel corso di una presentazione orale. Tuttavia, è innegabile il ruolo che questi aspetti ricoprono nel rendere positiva o meno l’esperienza di ascolto.
   Il tono da usare deve essere amichevole e spontaneo, lontano dalla formalità accademica. Attenzione anche al volume della voce, mantenere un volume leggermente più alto del solito, ma senza urlare! Il ritmo non dovrà esser né troppo lento né troppo veloce. Cerca di ascoltarti mentre parli, facendo esercizio, col tempo diventerai più abile.
   
   
4. Controlla la tua espressione.
   
   La componente non verbale risente fortemente dell’effetto negativo del mondo virtuale. Solitamente ciò che vede il mio pubblico si limita al busto, al viso e alle mani (spesso al solo viso). È fondamentale prestare attenzione al tipo di espressione facciale e alle emozioni che si veicolano con essa nel corso del webinar in modo da coinvolgere positivamente chi ascolta dall’altra parte dello schermo. Fai esercizio prima del webinar utilizzando uno specchio!
   
   
5. Emoziona, diverti, sorprendi!
   
   Durante un webinar è importante interagire ed entrare in empatia con il pubblico, stabilire una relazione basata sulla comprensione dei loro bisogni fornendo le risposte ai loro interrogativi. Poni particolare cura alla parte inziale e finale del webinar, proponi qualcosa di sorprendente e unico che lascerà tutti a bocca aperta. Ricorda di divertire il tuo pubblico e farlo emozionare. Su quali emozioni puntare? Entusiasmo, gioia, divertimento, motivazione sono solo alcuni tra gli esempi vincenti.

Le 5 regole organizzative per il tuo webinar

1. Tieni d'occhio l'orologio e il ritmo delle slide.
   
   Considera un tempo massimo di 40/45 minuti di webinar da suddividere in circa 30 minuti di formazione e 15 minuti dedicati alle domande/curiosità del tuo pubblico. Per mantenere un buon ritmo nella conversazione, una buona regola è quella di cambiare una slide al minuto.
   
   
2. Non trascurare l'audio del tuo webinar.
   
   Mancando la componente in-presenza, l’audio è fondamentale! Ottimizza questo aspetto tecnico avvalendoti di microfono e cuffie professionali. Ricorda anche di prestare attenzione ai suoni/rumori del contesto in cui ti inserisci e scegli una stanza silenziosa.
   
   
3. Cura la location del tuo webinar.
   
   Lo sfondo sul quale ti presenterai deve esser neutro, luminoso e privo di oggetti che porterebbero potenzialmente a distrarre il pubblico. Un aspetto fondamentale è anche l’inquadratura (da preparare prima dell’inizio del webinar). Ricorda che al centro ci sei tu. Il volto deve esser inquadrato frontalmente e interamente. Anche tutto ciò che si vede sullo sfondo dell’inquadratura scelta va curato.
   
   
4. Chiedi, ringrazia, spiega.
   
   Prima di illustrare i contenuti è fondamentale assicurarsi che l’audio si senta bene: chiedilo apertamente al tuo pubblico. Ricorda di aspettare qualche minuto perchè tutti riescano a collegarsi e, una volta tutti a bordo, è buona norma ringraziare le persone per la partecipazione e salutare eventuali partecipanti che scrivono in chat. Ricorda di spiegare brevemente come verrà gestito il webinar, quali sono le specifiche della piattaforma che si utilizza, come far domande, come condividere file o altro materiale qualora previsto. La partecipazione attiva del pubblico è uno dei fattori chiave di un webinar efficace.
   
   
5. Poco testo, tante immagini, stile minimal.
   
   Ultimo ma non meno importante. Se ti avvali di una presentazione per veicolare i contenuti della tua formazione, ricorda di preparare slide con poco testo e molti elementi visual. Ricorda di presentare un solo concetto per slide. Abbi cura di scegliere immagini ad alto impatto emozionale, evita tutto ciò che risulta banale. Da un punto di vista cognitivo, le immagini comunicano più agevolmente i contenuti e attirano maggiormente l’attenzione rispetto all’utilizzo di un testo. Inoltre, le immagini riescono a emozionare di più e quindi esser ricordate con più facilità delle parole. L’obiettivo è sempre quello di mantenere viva la curiosità e l’attenzione del pubblico.
   
   Lato puramente grafico, ricorda di usare uno stile pulito, banditi i mix pericolosi di colori. Meglio utilizzare slide dallo sfondo monocromatico. Infine, prima di passare ai saluti, riassumi brevemente quanto detto durante il webinar e informa il tuo pubblico in merito alle prossime attività formative pianificate.

Dopo aver scelto la tua piattaforma e seguendo questi suggerimenti su come fare il tuo prossimo webinar, hai tutto quello che occorre per iniziare. Riuscirai a essere coinvolgente, interessante e dimostrare la tua professionalità.

Buon divertimento e buona fortuna!

Pubblicato il: 01/06/2020